Vi viser til tidligere innkalling til årsmøte, som ble sendt i januar, og melding 27.3. om at årsmøtet er utsatt inntil videre på grunn av de pågående smitteverntiltakene i samfunnet.

Vi minner om disse viktige punktene fra styrets vedtak om utsettelse:

• Årsmøtet blir utsatt inntil videre og gjennomført så snart det er praktisk mulig uten å bryte råd og pålegg fra myndighetene som følge av Covid-19-epidemien.
• Dersom et fysisk årsmøte ikke kan arrangeres innen utgangen av juni, utredes alternativ gjennomføring av årsmøtet ved bruk av videooverføring eller andre digitale hjelpemidler.

Dert er nå klart at det med all sannsynlighet ikke er mulig å arrangere et fysisk årsmøte innen utgangen av juni, og styret vedtok derfor 22.4. at årsmøtet skal avholdes digitalt. For å kunne delta, må du ha enten en smarttelefon eller datamaskin med internett-tilkobling. Detaljert informasjon vil bli sendt til alle som skal delta på møtet.

Digitalt årsmøte avholdes torsdag 14. mai kl 17.30. Vi regner med å være ferdige kl. 21.

For å sikre en best mulig gjennomføring av møtet, har styret videre vedtatt noen praktiske retningslinjer for gjennomføringen av møtet:

1. Alle som ønsker å delta på møtet, må melde seg på ved å bruke dette skjemaet innen 11. mai kl. 15.00.
2. Det blir ikke mulig å delta anonymt, men vi sikrer at kun registrerte medlemmer slippes inn i møtet.
3. For å kunne delta, må du være medlem i HivNorge og ha betalt sist utsendte kontingentkrav. Betalingen må være registrert av oss senest mandag 11. mai 2020.
4. Organisasjonsmedlemmer må oppgi innen 11.5. hvem som deltar som deres observatør.
5. Vi oppfordrer alle som ønsker å avgi stemme i årsmøtet til å delta selv dersom dette er mulig. Dersom du ikke kan delta, og vil gi et annet medlem fullmakt til å stemme på dine vegne, må fullmakten være kommet inn til oss på post@hivnorge.no innen mandag 11.5. Skriv FULLMAKT i emnefeltet. Her kan du laste ned fullmaktskjema.
6. Alle sakspapirer er tilgjengelige på vår webside her. For å spare tid og gjøre møtet mest mulig effektivt, vil sakspapirene ikke bli lest opp i møtet i sin helhet. Ved saksfremlegg vil det kun bli gitt et kort sammendrag av saken og deretter svar på konkrete spørsmål som stilles. Det åpnes selvfølgelig også for debatt, men kun i vedtakssaker. Det er derfor viktig at alle deltakere har lest sakspapirene før møtet.
7. Vi oppfordrer alle til å sende inn spørsmål til sakspapirene skriftlig innen 11.5. dersom det er mulig, slik at styret kan forberede svar. Send spørsmål til post@hivnorge.no med SPØRSMÅL TIL ÅRSMØTE i emnefeltet. Det blir også anledning til å stille spørsmål under møtet.
8. Alle endringsforslag må i følge våre vedtekter sendes inn skriftlig, og vi oppfordrer alle til å gjøre dette på forhånd om mulig. Disse sendes også til post@hivnorge.no med FORSLAG TIL VEDTAK i emnefeltet. Vi understreker at det ikke er mulig å melde inn nye saker til behandling eller å foreslå vedtak i orienteringssaker. Endringsforslag kan også meldes inn under møtet, og fremgangsmåten for dette vil bli forklart ved møtestart.

Det er både hyggelig og morsomt å møtes digitalt, men det er kun mulig for én person å snakke om gangen. For å sikre at alle som ønsker å si noe får muligheten, vil møteleder derfor kunne skru av alle deltakeres mikrofoner og gi ordet til én og én person.

Har du andre spørsmål til dette eller trenger bistand, kan du kontakte oss i HivNorge. Vi er å treffe på kontortelefonen vår (21 31 45 80 / 920 16 892), via Messenger, på vår Facebook-side eller via e-post.